8分钟阅读

开环流程如何扰乱业务中的信息流

艾伦拥有超过25年的金融服务,制药,网络安全,电信,移动应用程序和生物技术经验。

我在我的职业生涯过程中完成了相当数量的业务流程重新设计,而我发现的单一最大问题总是相同:开环业务流程。开环流程主要发生,因为责任在多个人员中划分,通常跨多个部门。从r开始的信息流&D请求新的设备,可以通过金融和采购前进行,然后在外出的组织边界到供应商(它依次通过几个部门),然后最终回到接收和运气,r&D组启动流程。

在每个步骤中,沟通都有可能被破坏,并且 项目经理 需要减轻这些风险。如果内置于业务流程中的信息流不明明确地构建以捕获然后处理任何异常,则不会在稍后或根本上稍后检测到失败。虽然某些信息流失败仅导致相对不重要的物品未订购或正确地交付,但其他故障可能会使组织大量金钱或延迟关键任务活​​动延迟。

开放式循环可以花费数百万美元

为了说明这一点,我首先要谈论一个大量的制药机构,即在数亿美元的设备上支付税收,它不再可以追踪并希望消除这种不必要的费用。我们的项目揭示了许多基本的过程缺陷,所有这些都是每年增加数百万美元的不必要的税收,并且在误认为多次订购同样的事情的情况下。

责任地区之间的单向沟通

与所有大型组织一样,责任在筒仓。制造需求设备X中的某人,因此他们通知金融,并产生购买订单(PO)。订购将PO发送给供应商。未来最多一年,X通过接收而被交付和接受。收到通知制造和金融。财务发布了一个资产标签,将锁扣接收到X. X上放入生产线,一切都很好。

除了,一切都不好。出于一开始,员工来到,并且很容易订购X,而无需实现别名中的其他人在九个月前订购了x。财务不知道此订单是一种重复:他们假设您只需要另一个x,因此另一个订单被放置了另一个订单。除此之外,即使你不小心过度订购,你也很快忘记了你拥有的东西。

让我们假设X是一款复杂的设备,也许是填充线。它由20个主要组成部分组成,所有这些都将在其占空比中多次更换。随意地拍摄的资产标签在X的一部分上将由于磨损而消失。更糟糕的是,资产标签甚至可能无法应用,因为它没有及时收到。之后,没有人知道如何跟踪X,因此不知道如何在生活结束时停用它。从税务角度来看,X仍然是一个有钱的应税项目。

在20多年的过程中,这将开始以不微不足道的方式伤害底线。此外,金融正在使用其ERP系统的一部分,其中一组资产指示符,而制造使用完全独立的ERP模块,具有不同的资产指示符。在今年年底,没有人可以调和两组数字,审计师正在质疑为什么你有几十万美元的资金设备差异。

这些是来自一组开环业务流程产生的经典问题。开环是当您不在过程流线中建立明确的确认点时。在上面的示例中,有很多开环进程,无法保证故障。

创建双向信息流

创建双向信息流
双向信息流

这是我们如何解决这个问题。我们建模了从头到尾的每个重要过程流程。我们确定了所有开放的环路。然后我们设计了一个简单的方法来关闭这些循环,一次从一开始就开始。

步骤1

制造需求X所以他们要求融资打开一个PO。融资现已与制造业进行检查,以确认,提供以前24个月的以前订单的详细信息。避免了订单的意外复制。

第二步

制造业提供金融,其中x的X组件崩溃,将在占空比中更换。财务为每个组件创建资产标签,并使用制造确认。两个ERP模块都填充了每个组件的匹配资产标记,允许在资产生命周期上跟踪。

第三步

收到通知金融,通知制造。放置资产标签由负责任的一方从制造完成,以确保每个标签都放在其正确的组件上。然后为两个ERP模块重新确认所有标记/组件。

第四步

每次换出组件时,制造都会通知金融,并通过制造生成并放置在新组件上的新资产标记,然后在两个ERP模块中确认。然后,财务开始从书籍中删除旧组件的过程,而制造业通过良好的实践指南(GMP)退役过程。在退役结束时,制造业通知金融,以便可以从书籍中取出资产。

细节比这个简化的例子更复杂,但点清晰:在沿路的每个阶段,都有明确的检查和确认。

确保应急行动

在另一个项目中,我被要求帮助服务公司提高客户满意度率。他们的业务都是关于索赔处理的,他们担心他们未能赢得出价。此外,在他们的获胜出价中,随后对客户的不满意味着他们丢失的账户率太高。

只需几天时间来识别问题的核心,这一次再次开环进程。当一个潜在客户要求出价时,客户经理将使用其内部系统向负责组装出价的人发送客户要求轮廓。然后,出价创建者将创建出价并将其转发给客户端。希望客户端最终会响应,通常具有所需的修改,其中出价创建者将建立到下一个版本中。在某些时候,客户将接受出价,并通过会计,提出的发票和船上的团队向外创建新的客户帐户。

第一个问题是,竞标者对客户经理没有明确的确认,因此有时出价没有创建并按时发送,并且没有人知道它。这是可能的,因为内部系统没有现场显示出价的截止日期,并且随着竞标创建者永久过度劳累,这导致出价为时已晚。由于业务中的信息流畅,这些情况从未浮出过。

在此之后,对投标的修改不会传输到客户经理。这件事是因为它是当客户最终签名的客户端时向船上的团队介绍。通常,这篇论文是基于客户经理的初步理解而不是客户实际接受的投标。

一旦参与开始,客户文件就会到达并转发到处理池中的任何团队成员都已分配了那些周末来处理它们。由于没有明确的收据确认,没有任何人意识到这一事实的文件就可以失踪,直到客户开始询问为什么他们没有收到加工工作的结果。

当处理的文件被发送回客户时,收到没有确认,因此在某个地方开始抱怨他们的缺席之前,任何遗失的文件都会丢失。

确认关键事件

在招标过程的每一步,我们建立了明确的确认。我们为系统缺点创建了解决方法,以便捕获所有关键信息,包括所需的日期和后续的出价修改。我们实施了公司内部业务中的所有信息流,以及公司与客户之间的所有信息流动的明确检查和确认。

例如,当客户端发送文档包时,他们现在将发送电子邮件给客户帐户管理器,让他们知道。客户客户经理将将此转发给索赔处理的负责方。如果在三天内未收到文件,则会提出警报。收到文件后,电子邮件向客户提供确认收据。当公司向客户发送已处理的文件时,反向也是如此。

由于大多数客户端使用美国邮件来回旋转硬拷贝文档,每个步骤中使用明确检查的闭环进程意味着可以快速识别任何丢失的文档并采取的步骤纠正情况。

设计异常处理程序

看看如何以合理的轻质但有效的方式建造异常处理程序,我们将在我是一个科学研究组织的CIO上,看看我在职业生涯中遇到的另一个真实举例的例子,该组织的重点是调查老龄化与年龄相关疾病的触发。

全部 NIH资助 研究机构包含许多单独的实验室,每个人都由主要调查员(PI)进行,并由各种下属科学家和文档的人员人员。在某些时候,PI需要一个新的MultiChamber试剂托盘,因此他们要求其中一个后文创建必要的请求。 Post-Doc创建了请求并将其电子邮件发送给资金,以便询问PI,以确保PI意识到已发送请求。同时,PI具有自动日历通知设置,以提醒他们如果没有通过特定日期接收确认,请检查请求状态。这可确保故障安全机制,以防后DOC忘记创建或发送必要的请求。

设计异常处理程序

现在,DOC同样同样具有自动日历通知,如果他们未收到在集合时间内所提出的PO确认,则会使用金融。当财务升级PO时,后医生收到它已发送给供应商的电子邮件确认,并且文档后向PI转发此确认。

在此阶段,PI或POST-DOC设置另一个自动日历通知,以确保从设定的时间段内从供应商中听到任何内容,有人与供应商进行检查,以确保收到PO和派遣订购的设备。

假设供应商承认收到PO并将该项目与调度通知一起调度,这将路由到PI或后文。然后,他们在预定的收据日期后三天设置了最终日历通知,以确保如果该项目未起床,他们知道将向供应商联系以跟踪发生的事情并正确提供的项目。如果项目确实如计划到达,则DOC后通知金融,如果组织使用资产标签,则可以启动这组进程。

在所有步骤的过程中,需要明确的确认,并且如果主进程流被中断,则会出现用于确保修复操作的子进程。没有什么是悬垂,未经证实或不支持的。不需要采取的行动,因为每个人都知道所需要的,如果事情出错,该怎么办。

学习从SQL创建闭环进程

良好过程的本质与基于SQL的关系数据库旨在确保事务一致性的方式非常相似。必须确认任何行动,以便将其假定为已完成。所有双向通信都需要明确的确认作为过程的一部分,并且开发的从属进程,以确保未收到确认,采取正确的操作。 成功的项目经理 应该创建闭环流程,以改善业务中的信息流量,并保存组织的大量时间和金钱。

理解基础知识

开环过程的一个例子是什么?

未经相关利益相关者确认,开环过程的示例是已完成的请求。如果有关方面没有通知完整的请求,这会为误解创造机会。

什么是闭环过程?

闭环过程是执行该过程所需的所有行动,所有相关利益相关者都会在适当的时间内通知完成这些行动。

组织中的信息流是什么?

组织中的信息流是企业正常运行所需的部门,员工和系统之间的所有通信。

信息如何流动?

信息通过某种形式的媒体从源流到接收器或目标,如口语,电子邮件,im消息等。

什么是信息流分析?

信息流分析是分析信息如何在给定系统内流动的行为。该分析可以帮助改善业务中的信息流。